与えられた情報＋αを探す。主体的な情報収集で業務理解を深めるフォロワーシップ
社会人経験が浅い時期、上司や先輩から与えられた情報や指示は、業務を進める上で非常に重要です。しかし、ただ受け取るだけでなく、「与えられた情報にプラスアルファの視点を加える」意識を持つことが、指示待ちから卒業し、主体的なフォロワーシップを発揮するための第一歩となります。
この「プラスアルファ」とは、受け取った情報や指示の表面的な内容に留まらず、その背景にある意図や目的、関連する他の情報、あるいは今後の展開などを自分自身で確認したり、調べたりすることです。この記事では、なぜこの「プラスアルファの情報収集」が重要なのか、そして具体的にどのように実践できるのかについて解説します。
なぜ「＋α」の情報収集が重要なのか
単に情報や指示を受け取るだけでなく、一歩踏み込んで背景や関連情報を探求することには、いくつかの重要なメリットがあります。
まず、業務内容や指示の意図をより深く、正確に理解できるようになります。指示の背景にある目的や、それがチーム全体の目標にどう繋がるのかを理解することで、単なる作業ではなく、意味のある貢献として業務に取り組めるようになります。これは「分かりました」で終わらず、指示の真意を掴むことにも繋がります。
次に、潜在的な課題やリスクに気づきやすくなります。与えられた情報だけでは見えなかった問題点や、他の部分との連携で生じる可能性のある課題を早期に発見し、事前に対応を検討できるようになります。これは、プロジェクトの遅延やトラブル回避に貢献することにも繋がります。
さらに、次に取るべき行動を自分で判断できるようになります。情報が十分に整理され、理解が深まると、「このタスクが終わったら次は何をすべきか」「この情報から考えて、他に確認すべきことはないか」といったことを、指示を待たずに自分で考えられるようになります。これは、業務の効率を高め、チームの生産性向上に貢献することにも繋がります。
そして何より、このような主体的な情報収集の姿勢は、あなた自身の成長を加速させます。業務を通じて学ぶ機会が増え、問題解決能力や判断力が養われます。これは、自己成長がチームへの貢献に繋がる好循環を生み出します。
「＋α」の情報収集、具体的な実践ステップ
では、具体的にどのように「プラスアルファ」の情報収集を実践すれば良いのでしょうか。日々の業務で意識できるステップをいくつかご紹介します。
ステップ1：受け取った情報・指示の「確認と分解」
まず、受け取った情報や指示を自分の頭の中で整理し、不明点がないか確認します。 * 指示されたタスクのゴールは何でしょうか？ * 期日は明確でしょうか？ * 不明な専門用語はありませんか？ * 曖昧な表現はありませんか？
不明な点があれば、その場で確認します。「〇〇ということでしょうか？」「△△については、どうすれば良いでしょうか？」のように、具体的に質問することで、認識のズレを防ぎます。また、大きな指示であれば、小さなタスク単位に分解し、それぞれのステップで何が必要か、何が分かっていないかを整理してみましょう。
ステップ2：背景や目的の探求
なぜこの指示が出たのか、その背景や目的を考えてみましょう。 * このタスクは、チームやプロジェクトのどの目標に貢献するものですか？ * 誰が、どのような目的でこの情報を求めているのですか？ * このタスクが完了すると、次に何が起こりますか？
もし背景や目的が明確でない場合は、遠慮せずに質問してみましょう。「恐れ入ります、このタスクはどのような目的で行われるのでしょうか？」と尋ねることで、業務の意義を理解し、より適切な判断ができるようになります。上司や関係者に質問するだけでなく、関連する会議の議事録やプロジェクトの計画書を確認することも有効です。
ステップ3：関連情報の収集
受け取った情報や指示に関連する「プラスアルファ」の情報を探してみましょう。 * 過去に類似のタスクやプロジェクトはありましたか？ その時の資料はありますか？ * このタスクに関わるシステムやツールについて、他に知っておくべきことはありますか？ * このタスクの成果は、チーム内の他のメンバーや他のチームにどのような影響を与えますか？ 関係者に事前に確認すべきことはありますか？ * 顧客に関する情報であれば、過去のやり取りや要望を確認する必要はありませんか？
社内Wiki、過去のチャットログ、バージョン管理システムのリポジトリ、関連ドキュメントなどを検索したり、他のチームメンバーに話を聞いたりすることで、関連情報を集めることができます。特に、ITエンジニアであれば、関連するソースコードや技術ドキュメントを確認することが、深い理解に繋がります。
ステップ4：情報を統合し、自分の言葉で整理
集めた「プラスアルファ」の情報も含め、受け取った情報を自分なりに整理し、理解した内容をまとめてみましょう。簡単なメモを作成したり、関係者に確認するための質問リストを作成したりすることも有効です。この過程で、さらに新たな疑問点が見つかることもあります。
ステップ5：次のアクションを検討
情報を整理し、理解が深まったら、これからどのように業務を進めるか、次に何をすべきかを自分で考えてみましょう。 * タスクを完了するために、他に準備すべきことはありますか？ * この情報から、業務の進め方について何か提案できることはありますか？ * 予期せぬ問題が発生しそうな兆候はありますか？ ある場合、どう対応すべきですか？ * このタスク完了後、自動的に次に着手すべきタスクはありますか？
自分で次のアクションを考え、必要であれば上司やチームメンバーに提案したり、確認したりします。「〇〇について調べた結果、△△も必要だと考えたのですが、進めても良いでしょうか？」「このタスク完了後、次に□□に取り組もうと考えていますが、よろしいでしょうか？」のように、自らの考えを示すことで、より主体的に業務に関われるようになります。
実践のヒントと注意点
「プラスアルファ」の情報収集を始めるにあたって、いくつかのヒントと注意点があります。
- 完璧を目指さない: 最初から全てを調べる必要はありません。まずは、背景や目的の確認、簡単な関連情報の検索など、自分ができる範囲から始めてみましょう。
- 質問力を磨く: 自分で調べても分からなかったこと、判断に迷うことは、遠慮なく質問しましょう。ただし、「〇〇について△△まで調べたのですが、この部分が分からず教えていただけますか？」のように、自分で調べたことを伝えた上で具体的な疑問点を問うと、相手も回答しやすくなります。
- 時間のバランスを考える: 情報収集は重要ですが、時間をかけすぎるとタスクが遅延する可能性もあります。どこまで調べるか、自分の中で目安を持つことも大切です。迷う場合は、一旦上司や先輩に相談してみましょう。
- 共有の意識を持つ: 集めた情報や気づきが、チーム全体にとって有益な場合もあります。必要に応じて、チーム内で情報共有を行うことで、さらに貢献度を高めることができます。
まとめ
指示された情報やタスクをただ受け身でこなすのではなく、そこに「プラスアルファ」の情報収集と考察を加える習慣は、指示待ちから卒業し、主体的なフォロワーシップを実践するための強力な土台となります。
背景や目的を理解し、関連情報を集め、自分なりに整理して次のアクションを考える。このプロセスを繰り返すことで、あなたの業務理解は深まり、より質の高いアウトプットが出せるようになります。そしてそれは、チーム全体の成果に繋がり、あなたの存在価値を高めることにも繋がるでしょう。
まずは、日々の小さなタスクから「これはなぜ必要なのだろう？」「他に何か関連情報はないか？」と疑問を持つことから始めてみてください。その一歩が、主体的なキャリアを築くための大きな第一歩となるはずです。