全体像が見えないを解決！チームの進捗を主体的に把握するフォロワーシップ
はじめに：自分のタスクだけになっていませんか？
社会人経験が浅い時期は、割り振られたタスクを期日通りにこなすことに集中することが多いかもしれません。それは非常に重要なことです。しかし、業務に慣れてくると、「今、チーム全体として何がどう進んでいるのだろう？」「自分のタスクが全体のどこに位置づけられるのかよく分からない」と感じることはありませんか？
指示されたタスクをこなすだけでなく、チームやプロジェクト全体の状況を主体的に把握することは、フォロワーシップを発揮し、チームに貢献するために非常に重要です。全体像が見えるようになると、自分のタスクの優先順位を自分で判断したり、チームの困りごとに気づいて先回りして動いたりすることが可能になります。
この記事では、指示を待つのではなく、自分からチームの進捗を主体的に把握するための具体的な方法と、それがどのようにチーム貢献に繋がるのかを解説します。
なぜチームの進捗を主体的に把握することが重要なのか？
主体的にチームの進捗を把握することには、いくつかの大きなメリットがあります。
- 自分のタスクの重要性や関連性を理解できる: 自分の担当している業務が、チーム全体の目標や他のメンバーのタスクとどう繋がっているのかが明確になります。これにより、単に作業をこなすのではなく、より目的意識を持って業務に取り組むことができます。
- 潜在的な課題やリスクに早期に気づける: 他のメンバーの進捗が遅れていたり、想定外の課題が発生したりしている兆候に気づきやすくなります。これにより、問題が大きくなる前にチームに共有したり、自分にできるサポートを申し出たりすることが可能になります。
- 次のアクションを自分で判断できる機会が増える: 自分のタスクが完了した後、次に何をすべきか、チームにとって何が必要かを自分で考え、提案するための情報が得られます。これは「指示待ち」の状態から抜け出すための重要なステップです。
- チームメンバーとの連携がスムーズになる: チーム全体の状況を把握していると、適切なタイミングで他のメンバーに声をかけたり、必要な情報を提供したりすることができます。
このように、主体的な進捗把握は、あなた自身の成長だけでなく、チーム全体の生産性や協調性を高めることにも繋がるのです。
チームの進捗を主体的に把握するための具体的なステップ
では、具体的にどのようにすればチームの進捗を主体的に把握できるのでしょうか？特別なスキルは必要ありません。日々の業務の中で意識できることから始めてみましょう。
1. 会議や朝会での傾聴と質問
チームで行われる会議や朝会は、最も基本的な情報収集の場です。
- 積極的に聞く姿勢を持つ: 自分のタスクの報告が終わったら、他のメンバーの報告内容にも注意深く耳を傾けましょう。誰がどのようなタスクを担当していて、どのような状況にあるのかを把握します。
- 不明点を質問する: 他のメンバーの報告で、自分のタスクと関連がありそうな部分や、全体の流れとして気になった点があれば、遠慮せずに質問してみましょう。「〇〇さんのタスクの進捗は、△△の作業に影響しますか？」といった具体的な質問は、全体の関連性を理解するのに役立ちます。質問することで、自分自身の理解が深まるだけでなく、他のメンバーにとっても自分の状況を言語化する良い機会となります。
2. チーム内の情報共有ツールを活用する
多くのチームでは、プロジェクト管理ツール（例：Jira, Trello）、コミュニケーションツール（例：Slack, Microsoft Teams）、ドキュメント共有ツール（例：Confluence, Google Drive）などが使われています。
- ツールの情報を能動的に確認する: 自分の担当タスクだけでなく、チーム全体のタスクボードや共有ドキュメントを定期的に確認する習慣をつけましょう。誰がどのタスクに取り組んでいるか、期日はいつか、何か課題が登録されていないかなどをチェックします。
- 情報共有チャンネルをチェックする: コミュニケーションツール上の「General」や「お知らせ」といった全体チャンネル、あるいは関連するプロジェクトチャンネルを積極的にチェックしましょう。重要な情報や議論が見つかることがあります。
3. 非公式なコミュニケーションを活用する
公式な場だけでなく、休憩時間やランチタイム、あるいはちょっとした雑談の中にも、チームの状況に関するヒントが隠されていることがあります。
- 気軽に声をかける: 「最近どうですか？」「あの件、順調に進んでいますか？」など、簡単な声かけから始めてみましょう。相手の状況を気遣う姿勢は、信頼関係の構築にも繋がります。
- 「壁際の巨人」にならない: リモートワーク環境では、意識しないと自分の殻に閉じこもりがちです。テキストコミュニケーションだけでなく、ビデオ会議ツールを使ったちょっとした雑談タイムに参加したり、絵文字やスタンプで反応したりするなど、存在を示すことも重要です。
4. 他のメンバーに進捗や状況を尋ねてみる
勇気が必要かもしれませんが、関連するメンバーに直接、状況を尋ねてみることも有効です。
- 尋ねる目的を明確にする: 単に状況を知りたいだけでなく、「自分のこのタスクを進める上で、〇〇さんの作業状況を知りたい」「△△の件で、何か私に手伝えることはありますか？」など、目的を持って尋ねましょう。相手も目的が分かれば、答えやすくなります。
- 相手の状況に配慮する: 相手が忙しそうな時に一方的に話しかけるのは避けましょう。「今、少しだけお時間をいただいてもよろしいでしょうか？」など、相手の状況を伺う一言を添える配慮が大切です。
把握した情報をどう活かすか
チームの進捗を把握するだけでは不十分です。得た情報をチーム貢献に繋げることが、主体的なフォロワーシップの実践です。
- 自分のタスクの優先順位や進め方を調整する: 他のメンバーの進捗状況に合わせて、自分のタスクの着手時期を早めたり遅らせたり、あるいはよりスムーズに進むように段取りを変えたりすることを検討します。
- 他のメンバーへの協力や情報提供を提案する: 「〇〇さん、そのタスク、以前私が似たようなことに対応した経験があるので、何か情報が必要でしたらお声がけください」といった具体的なサポートを提案します。
- 課題や懸念事項を適切なタイミングで報告・共有する: 自分が気づいた他のメンバーの課題や、それが全体に影響しそうだと感じた場合は、一人で抱え込まずに、リーダーや関係者に報告・共有します。
焦らず、小さな一歩から
チームの全体像を一度に全て把握しようと焦る必要はありません。まずは自分の担当タスクと密接に関連する人の進捗を気にかけてみたり、会議で一度だけ質問してみたりと、小さな一歩から始めてみましょう。
主体的に動くことで失敗することもあるかもしれません。しかし、その経験も学びとなります。大切なのは、「指示がないから動かない」のではなく、「チームに貢献するために何ができるだろうか？」と考え、必要な情報を自分から取りに行くという意識を持つことです。
まとめ：全体像を掴み、チームを支える存在へ
指示待ちから卒業し、主体的なフォロワーシップを発揮するためには、自分のタスクだけでなく、チーム全体の進捗や状況を把握しようと努めることが効果的です。会議での傾聴、ツール活用、メンバーへの声かけなど、日々の業務の中で実践できることはたくさんあります。
主体的に得た情報は、自分の業務の質を高め、チームの課題早期発見に繋がり、そして何より、あなたがチームにとってなくてはならない、頼れる存在へと成長するための糧となります。
今日から、チームの「今」に少しだけ意識を向けてみませんか。その小さな一歩が、きっとあなたの働き方とチームへの貢献度を大きく変えるはずです。