聞いているだけは卒業！会議で一歩踏み出すフォロワーシップ実践法
会議での「聞いているだけ」から卒業するために
職場での会議に対し、「ただ座って聞いているだけになっている」「どう発言すれば良いか分からない」と感じることはないでしょうか。特に社会人経験が浅い段階では、会議の進め方や参加の仕方に戸惑うことも少なくありません。
会議は、情報共有の場であると同時に、チームの課題を解決し、次の行動を決定する重要なプロセスです。ここで主体的に関わることは、自身の成長だけでなく、チーム全体の成果にも大きく貢献します。この記事では、会議で一歩踏み出し、主体的なフォロワーシップを発揮するための具体的な実践方法をご紹介します。
なぜ会議で主体的な関わりが重要なのか
会議で主体的に関わることがなぜ重要なのか、その理由を理解することから始めましょう。
- 情報理解の深化: ただ聞いているだけでは、内容を十分に理解できない場合があります。疑問点を質問したり、自分の言葉で確認したりすることで、正確な情報を把握できます。
- チームへの貢献: あなたの視点や知識は、チームにとって価値あるものです。発言することで、議論を深めたり、新しい視点をもたらしたりすることができます。これはまさしくフォロワーシップの一形態であり、リーダーや他のメンバーをサポートし、チーム全体の目標達成に貢献する行動です。
- 自身の成長: 積極的に会議に参加することは、論理的思考力、コミュニケーション能力、問題解決能力など、様々なビジネススキルを向上させる機会となります。
- 当事者意識の醸成: 会議で決定された事項に対し、主体的に関わったという実感を持つことで、その後の業務への当事者意識が高まります。
会議で一歩踏み出すための具体的な実践ステップ
それでは、会議で主体的に関わるために、どのような行動を取れば良いのでしょうか。会議の前後、そして会議中に分けて具体的なステップを見ていきましょう。
ステップ1：会議前の準備
会議での主体性は、実は始まる前から始まっています。
- 議題の確認: 会議の目的や議題を事前に確認します。何について話し合われるのか、どのようなゴールを目指すのかを理解します。
- 自分の視点を整理: 議題に対し、自分がどのような情報を持っているか、どのような疑問があるか、どのような考えを持っているかを整理します。事前に資料が共有されていれば、目を通しておきます。
- 簡単な質問や確認事項を準備: 最初から高度な意見を言おうと気負う必要はありません。「この点について、もう少し詳しく教えていただけますか」「これは〇〇という理解で合っていますでしょうか」といった、簡単な確認のための質問を一つでも良いので考えておきます。
ステップ2：会議中の行動
会議が始まったら、以下の点を意識してみましょう。
- 積極的に傾聴する: ただ耳を傾けるだけでなく、話されている内容を「理解しよう」という意識を持って聞きます。重要な点はメモを取り、不明な点は後で確認できるよう準備しておきます。
- アイコンタクトや相槌: 話し手にアイコンタクトをしたり、頷いたりすることで、真剣に聞いている姿勢を示せます。これは話し手への敬意であると同時に、自身の集中力を保つ助けにもなります。
- 簡単な発言から始める:
- 同意を示す: 「〇〇さんの意見に賛成です。特に～という点が重要だと感じました」のように、他のメンバーの意見に同意する形で発言してみます。
- 確認・質問: 事前に準備した質問をする、あるいはその場で生じた疑問点を尋ねます。「先ほどの点について確認させてください。これは～ということでしょうか？」
- 補足情報の提供: 議論に関連する情報を自分が持っていれば、簡単な事実として共有します。「以前、似たようなケースで～という事例がありました」
- 貢献のチャンスを見つける:
- 要約: 議論が複雑になってきたら、「ここまでの話をまとめると、〇〇と△△という課題があり、□□と××という選択肢について話している、という理解であっていますでしょうか？」のように、議論の現状を要約して確認します。これは議論を整理し、全員の認識を合わせる上で非常に役立ちます。
- 次のアクションの提案: 議論が行き詰まった際などに、「この点については、次回の会議までに〇〇さんが△△について調べてくる、というのはどうでしょうか？」のように、具体的な次のステップや担当を提案してみます。
- 小さなアイデアの提案: 完璧でなくても構いません。「もし〇〇ができたら、△△が効率化されるかもしれません」といった、思いついた小さなアイデアや可能性を提案してみます。
ステップ3：会議後のフォロー
会議が終わった後も、主体的な関わりは続きます。
- 議事録の確認・補足: 共有された議事録を確認し、自分の認識と合っているか、漏れがないかを確認します。もし補足すべき点があれば、必要に応じて伝えます。
- 担当タスクの確認: 自分が担当することになったタスクや、自律的に関われることになったタスクについて、改めて目的や内容を確認します。不明点があれば、担当者に確認します。
- 関連情報の共有: 会議で出た議題に関連して、後から有益な情報を見つけた場合、関係者に共有します。
主体的に取り組むための考え方
これらの具体的な行動に加えて、以下のような考え方を持つことが、主体性の一歩に繋がります。
- 完璧を目指さない: 最初から雄弁に語ったり、画期的なアイデアを出したりする必要はありません。まずは簡単な質問や同意の表明など、小さな一歩から始めてみましょう。
- 貢献したいという意識: 自分の発言が、チームの課題解決や目標達成にどう繋がるかを意識します。この「貢献したい」という気持ちが、主体的な行動を後押しします。
- フォロワーシップとしての視点: 会議における主体性は、必ずしもリーダーシップの発揮だけではありません。リーダーや他のメンバーの発言をサポートし、建設的な意見で議論をより良い方向へ導くことも、素晴らしいフォロワーシップです。
まとめ：会議での一歩がチーム貢献へ
会議で「聞いているだけ」の状態から一歩踏み出すことは、最初は勇気が必要かもしれません。しかし、事前準備をしっかり行い、簡単な質問から始めてみるなど、具体的なステップを踏むことで、誰でも主体的に会議に関わることができるようになります。
会議での小さな発言や行動一つ一つが、チーム全体の情報共有を活性化させ、より良い意思決定へと繋がり、結果としてチームへの貢献となります。この記事でご紹介した実践方法を参考に、ぜひ次の会議から、あなたなりの主体的な一歩を踏み出してみてください。その一歩が、あなたの成長とチームの成功の両方にとって、かけがえのない経験となるはずです。