チームの知見を活かす！情報共有に主体的に関わるフォロワーシップ
主体性はじめの一歩へようこそ。
チームで働く上で、情報共有は非常に重要です。多くの情報が行き交う中で、どのように情報を受け取り、どのように発信するかに、指示待ちではない主体性やフォロワーシップの姿勢が表れます。
この記事では、チームの情報共有において、あなたが指示を待つだけでなく、積極的に関わることでフォロワーシップを発揮し、チームに貢献するための具体的なステップについて解説します。
指示待ちになっている情報共有のサイン
あなたはチームの情報共有に対して、このような姿勢をとっていないでしょうか。
- 必要な情報が共有されるのを待っている
- 自分から情報を発信する機会はほとんどない
- チームメンバーの会話は「自分に関係ないかも」と聞き流しがち
- 議事録や共有された資料は、指示された部分だけ確認する
もし一つでも当てはまるなら、それは情報共有において指示待ちの姿勢になっているサインかもしれません。もちろん、必要な情報は共有されるべきですが、それに加えて自ら情報に関わろうとする姿勢が、チームへの貢献度を高める一歩となります。
なぜ情報共有への主体的な関わりがフォロワーシップなのか
フォロワーシップとは、リーダーを支え、チーム全体の目標達成に貢献しようとする自律的な姿勢のことです。情報共有への主体的な関わりは、まさにこのフォロワーシップの実践そのものと言えます。
なぜなら、情報共有に主体的に関わることは、以下のようなチームにとって重要なメリットをもたらすからです。
- 課題の早期発見: チームメンバーの発言や共有された情報から、潜在的な課題やリスクにいち早く気づくことができます。
- 意思決定の質の向上: 様々な情報が集まることで、より正確で迅速な意思決定が可能になります。
- 連携の強化: メンバー間の情報格差が減り、スムーズな連携や協力体制が築きやすくなります。
- チームの知見蓄積: 個人の知識や経験が共有されることで、チーム全体のスキルアップや問題解決能力向上に繋がります。
あなたが自ら情報に関わる姿勢を見せることは、「チーム全体の成果に貢献したい」という意思表示になり、チームにおけるあなたの存在価値を高めることにも繋がるのです。
今日からできる！情報共有への主体的な関わり方
では、具体的にどのような行動から始めれば良いのでしょうか。ここでは、若手ビジネスパーソンでも取り組みやすいステップをご紹介します。
ステップ1：アンテナを高く張り、情報に「気づく」
まずは、チーム内でどのような情報が流れているかに意識を向けましょう。
- チームのチャットツール: 積極的に閲覧し、流れてくる情報を追います。自分に関係なさそうな話題でも、チーム全体の動きや雰囲気を感じ取るために目を通す習慣をつけましょう。
- 会議や打ち合わせ: 自分の担当範囲だけでなく、チーム全体の議題や他のメンバーの発言にも耳を傾けます。背景情報や議論のポイントを理解しようと努めます。
- 議事録や共有ドキュメント: 共有された資料は、指示された部分だけでなく全体に目を通し、どのような意図で共有されているのかを考えます。
情報が「入ってくるのを待つ」のではなく、自ら「取りに行く」「気づく」姿勢が重要です。
ステップ2：小さなアクションでアウトプットを始める
情報をキャッチするだけでなく、アウトプットにも挑戦してみましょう。いきなり大量の情報を発信するのではなく、まずは小さなアクションからです。
- 質問や確認: 共有された情報について不明点があれば、遠慮なく質問します。「この部分は～という理解で合っていますか？」といった確認でも十分なアウトプットです。質問することで、他のメンバーの理解も助ける場合があります。
- 簡単なリアクション: チャット等で情報が共有された際に、「確認しました」「ありがとうございます」といった簡単なリアクションをするだけでも、発信者へのフィードバックになり、情報の流れを円滑にします。
- 議事録の補足や誤記修正の提案: 会議に参加した場合、公開された議事録を見て、自分のメモと比較し、もし補足すべき点や明らかな誤りがあれば、担当者に提案してみます。
ステップ3：自分の知識や経験を共有する
少し慣れてきたら、自分が得た知識や経験を共有してみましょう。これは、最も直接的にチームの知見蓄積に貢献できる行動です。
- 担当タスクの進捗や学び: 自分が担当しているタスクで得られた知見、うまくいったこと、苦労した点とその解決策などを、チームの定例会や日々の報告で共有します。ただの進捗報告に留まらず、「ここがポイントでした」「もし次に同じことがあれば、この点に注意すると良いかもしれません」といった学びを加えると、より価値が高まります。
- 調査した内容の共有: 業務で何かを調べた際、その調査結果を必要としている可能性のある他のメンバーにも共有します。例えば、「〇〇について調べたのですが、参考になりそうな情報がありました」といった形で、関連しそうなチャネルで共有するのも良いでしょう。
- 読んだ記事や参加したセミナーの要約: 業務に関連する技術記事や業界ニュース、参加したオンラインセミナーの内容などを簡潔にまとめ、チーム内で共有します。これは自己学習の成果をチームに還元する素晴らしい方法です。
共有する際は、以下の点を意識すると良いでしょう。
- 簡潔さ: 長文にならないよう、要点をまとめて伝えます。
- 対象者の明確化: 「この情報は誰に役立つか」を考えて共有先を選びます。
- 形式: チャット、メール、ドキュメント、口頭など、内容や緊急度に合わせて適切な形式を選びます。
ステップ4：情報共有の「仕組み」に目を向ける（可能であれば）
さらに主体的に関わるなら、チーム全体の情報共有の「仕組み」自体に目を向けてみましょう。
- 「この情報は、もっと別の形で共有した方が効率的かもしれない」
- 「この議事録のフォーマットは、情報が探しにくいかもしれない」
といった気づきがあれば、改善案を提案してみることも、主体的なフォロワーシップの形です。これは少しハードルが高いかもしれませんが、チーム全体の生産性向上に繋がる、影響力の大きい貢献となります。
主体的な情報共有がもたらす個人の成長
情報共有に主体的に関わることは、チームだけでなくあなた自身の成長にも繋がります。
- 知識の定着: 情報を整理し、他者に伝える過程で、自分自身の理解が深まります。
- コミュニケーション能力向上: 相手に分かりやすく伝える工夫をすることで、表現力や説明力が磨かれます。
- 多角的な視点の獲得: 他のメンバーの状況や考えを知ることで、自分の業務を広い視野で捉えられるようになります。
- 信頼関係の構築: 積極的に貢献する姿勢は、チームメンバーからの信頼を得ることに繋がります。
これらの成長は、あなたのビジネスパーソンとしての市場価値を高める基盤となるはずです。
まとめ：一歩踏み出す勇気を持つ
情報共有への主体的な関わりは、最初の一歩を踏み出すのに少し勇気がいるかもしれません。しかし、特別な技術や知識がなくても、アンテナを高く持つこと、小さな質問やリアクションから始めることなど、今日からできることはたくさんあります。
「指示されたから調べる」「指示されたから報告する」だけでなく、「チームのために、自分ができる情報収集や発信は何だろう？」と考えて行動することが、主体的なフォロワーシップの第一歩です。
あなたの小さな一歩が、チーム全体の生産性向上やより良い関係性構築に繋がります。ぜひ、今日からチームの情報共有に、これまでより少しだけ主体的に関わってみてください。