タスクの依存関係を理解し、チーム間の連携を円滑にする主体的なフォロワーシップ
自分のタスクはチーム全体の流れの一部
日々の業務を進める中で、「このタスクはAさんの作業が終わらないと始められない」「私の作業が完了しないとBさんが次に進めない」といった状況に遭遇することは珍しくありません。これらは「タスクの依存関係」と呼ばれるものです。
指示された自分のタスクをこなすことはもちろん重要ですが、チーム全体の目標を達成するためには、この依存関係を理解し、主体的に関わることが不可欠になります。指示待ちの姿勢から一歩進み、チームの連携を円滑にするフォロワーシップを発揮するためのヒントをお伝えします。
なぜタスクの依存関係への主体的な関わりが必要なのか
あなたが担当するタスクは、多くの場合、チームやプロジェクト全体の大きな流れの中で位置づけられています。あるタスクの遅延が他のタスクに影響を与え、連鎖的にプロジェクト全体の遅れに繋がることもあります。
指示された範囲の作業だけをこなしていると、知らず知らずのうちに他のメンバーのボトルネックになっていたり、あるいは自分が他のメンバーからの情報や成果物を待っている間に時間を無駄にしてしまったりする可能性があります。
主体的に依存関係を把握し、必要なコミュニケーションや調整を行うことで、チーム全体の効率を高め、プロジェクトを円滑に進めることに貢献できます。これこそが、指示を待つだけでなく、チームに能動的に関わるフォロワーシップの実践です。
タスクの依存関係に主体的に関わるためのステップ
では、具体的にどのようにすれば良いのでしょうか。いくつか実践可能なステップをご紹介します。
ステップ1：自分のタスクの依存関係を把握する
まずは、自分が担当しているタスクが、誰のどのような作業に依存しているか、あるいは誰のどのような作業が自分のタスクに依存しているかを明確にしましょう。
- タスク管理ツールやドキュメントを確認する: プロジェクトで使用しているタスク管理ツール（Jira, Asanaなど）や仕様書、設計書には、タスク間の依存関係が記載されている場合があります。まずはこれらの情報を確認し、自身のタスクがプロジェクト全体のどの位置にあるのかを理解します。
- 関係者に確認する: ドキュメントだけでは不明確な場合や、最新の情報が必要な場合は、関係者に直接確認します。「私のこのタスクは〇〇さんの△△という作業が終わらないと着手できない認識であっていますか？」「私のタスクが終わった後、次に作業するのは□□さんで、その作業は私の成果物に依存しますか？」といった具体的な質問をしてみましょう。
自分のタスクが「何を待ち」、そして「次に何に繋がるか」を意識することが第一歩です。
ステップ2：関係者とのコミュニケーションを主体的に行う
依存関係を把握したら、関連するメンバーとのコミュニケーションを積極的に行います。
- 進捗を確認・共有する: 自分が待っているタスクについては、必要に応じて相手に進捗を確認します。ただし、相手を催促するような一方的な聞き方ではなく、「私のタスクも△△の状況によって着手可能になりますので、もし現時点の状況が分かれば共有いただけますでしょうか」のように、自分の状況と合わせて丁寧な言葉で問いかけます。自分が依存されているタスクについては、自身の進捗状況や完了見込みを、相手が動き出す前に主体的に共有します。
- 影響範囲を伝える: 自分のタスクに遅延が発生しそうな場合、それが依存関係にある他のタスクやプロジェクト全体にどのような影響を与える可能性があるかを、早期に関係者へ共有します。「〇〇の件で少し時間がかかっており、△△の着手が予定より遅れる可能性があります。□□さんの作業に影響はありますでしょうか？」のように、影響を受けるかもしれない相手への配慮を示しながら伝えると良いでしょう。
定例会議での報告だけでなく、チャットや簡単な会話でも、依存関係に関する情報をこまめに共有することが、円滑な連携につながります。
ステップ3：依存関係解消に向けた提案や協力を行う
依存関係によってボトルネックが発生しそうな場合や、自分がブロックされている状況が続いている場合は、ただ待つだけでなく、解消に向けた主体的な行動を検討します。
- 代替案を提案する: 自分が待っている情報や成果物がすぐに得られない場合、それなしでも進められる部分がないか、あるいは別の方法で情報を入手できないかを検討し、関係者に提案してみます。「〇〇さんのアウトプットを待っている状態ですが、もし可能であれば、まずは△△の部分から着手するために、仮の情報で進めてみることはできますか？」といった具体的な提案が有効です。
- 協力できることを伝える: 自分が依存されている場合、あるいは他のメンバーが何かに困っているように見える場合、自分に手伝えることがないか積極的に尋ねてみましょう。「もし私が担当している△△に関する情報が必要でしたら、いつでも聞いてください」「何か私がサポートできることはありますか？」といった一言が、チーム内の協力体制を強化します。
「指示がないから手伝えない」ではなく、「指示はないが、チーム全体の流れを見て、自分にできることを探す」姿勢が重要です。
ステップ4：情報の可視化に貢献する
タスク管理ツールやドキュメントの情報は、チーム全体の状況把握に不可欠です。自身の担当部分について、常に最新で正確な情報が反映されるよう努めることも、主体的なフォロワーシップの一つです。
- タスクの状態（未着手、進行中、完了など）を正しく更新する。
- 依存しているタスクや、自身のタスクに依存しているタスクが明確に分かるように情報を追記する。
- 発生した課題やブロックしている要因があれば、ツール上で関係者が確認できるよう記録する。
このような地道な情報管理への貢献が、チーム全体の連携精度を高めることに繋がります。
まとめ：小さな一歩がチームを動かす力に
タスクの依存関係への主体的な関わりは、最初は難しく感じるかもしれません。しかし、「自分のタスクがチームのどこに位置づけられているのだろう？」「この作業が終わったら次は誰が何をするのだろう？」といった、小さな疑問を持つことから始められます。
そして、その疑問を解消するために、タスク管理ツールを確認したり、関係者に簡単な質問を投げかけてみたりする。それが、指示待ちから卒業し、主体的なフォロワーシップを実践する最初の一歩となります。
依存関係を意識し、関係者と積極的にコミュニケーションを取ることで、あなたの業務がスムーズに進むだけでなく、チーム全体のボトルネックを解消し、プロジェクトを成功に導く重要な一員となることができます。まずは今日から、あなたのタスクが「何に依存し、何に繋がるか」を意識してみてください。