自分のタスク＋α！チームの全体像を知って主体的に動くフォロワーシップ
社会人として働き始め、日々の業務で指示されたタスクを正確にこなすことに慣れてきた頃、次のような課題に直面することはありませんでしょうか。
「自分のタスクが終わったら、次に何をすれば良いか分からない」 「指示がないと動き出せないと感じる」 「チームに貢献したい気持ちはあるが、具体的に何をすれば良いか不明確」
こうした状況は、決してあなただけが抱えているものではありません。多くの場合、目の前の「自分のタスク」に集中するあまり、チーム全体の動きや他のメンバーの状況が見えにくくなっていることが原因の一つとして考えられます。
しかし、少し視野を広げ、チームの全体像を意識することで、指示待ちの状態から脱却し、主体的にチームへ貢献するための新たな一歩を踏み出すことができます。
この記事では、チームの全体像を知ることの重要性とその具体的な方法、そして全体像を踏まえて「一歩先の行動」を起こすためのヒントをお伝えします。
なぜチームの全体像を知ることが主体的な行動に繋がるのか
自分の担当するタスクは、必ずチームやプロジェクト全体の目標の一部を担っています。全体像を理解することは、以下の点であなたの働き方を変えるきっかけになります。
- 自分のタスクの意義を理解できる: 自分の作業が最終的に何に繋がり、誰の役に立つのかが明確になります。これにより、タスクに対するモチベーションが高まり、より品質の高い成果を目指そうという意識が生まれます。
- 他のメンバーとの連携ポイントが見える: 自分のタスクの前後の工程や、並行して進められている関連タスクが分かります。これにより、必要な情報交換や協力のタイミングを自分で判断し、能動的にコミュニケーションを取ることができます。
- チームの課題や遅延を早期に発見できる可能性がある: 他のメンバーの進捗や全体スケジュールを確認することで、どこかで問題が発生しそうか、遅れが出ている部分はないかといった兆候に気づきやすくなります。
- 次に必要な行動を自己判断できる: 自分のタスクが完了した後、次にチームにとって最も価値のある行動は何かを、全体像から判断できるようになります。これはまさに、指示を待たずに主体的に動くことに直結します。
- チーム全体の目標達成への貢献を意識できる: 個人のタスク遂行だけでなく、チーム全体の成功を自分のこととして捉えられるようになります。これが、真の意味での「チームへの貢献」へと繋がります。
このように、チームの全体像を知ることは、単なる情報収集にとどまらず、あなたの「気づき」を促し、主体的なフォロワーシップを発揮するための強力な土台となります。
チームの全体像を知る具体的な方法
では、日々の業務の中でチームの全体像をどのように把握すれば良いのでしょうか。いくつか実践しやすい方法をご紹介します。
1. プロジェクト管理ツールやドキュメントを活用する
多くのチームでは、Jira、Asana、Trelloといったプロジェクト管理ツールや、Confluenceなどの情報共有ツールを使用しているはずです。これらのツールには、タスク一覧、進捗状況、期日、担当者、関連ドキュメントなどが集約されています。
- ボードやリスト全体を見る習慣をつける: 自分の担当タスクだけを見るのではなく、チーム全体のタスクリストやカンバンボードを定期的に眺めましょう。
- 全体のスケジュールやマイルストーンを確認する: プロジェクトのロードマップやガントチャートがあれば、全体の流れと自分のタスクの位置づけを確認します。
- 関連ドキュメントを読む: 仕様書、設計書、議事録など、自分のタスクに直接関係ない部分でも、全体に関わるドキュメントに目を通してみましょう。プロジェクトの背景や目的、他の機能との連携が理解できます。
2. 会議や定例報告に意識的に参加する
朝会や夕会、チームミーティング、進捗報告会などは、チーム全体の状況を知る貴重な機会です。
- 他のメンバーの報告に耳を傾ける: 自分の報告だけでなく、他のメンバーが何に取り組んでいて、どのような状況にあるのかを注意深く聞きましょう。課題や困りごとが共有されていないか意識します。
- 質問をする: 分からない点や、自分のタスクと関連がありそうな点があれば、積極的に質問してみましょう。質問自体が、全体への関心を示すことになります。
3. 日常的なコミュニケーションを大切にする
休憩中の雑談や、チャットツールでの非公式なやり取りの中にも、チームの状況を把握するヒントは隠されています。
- チームのチャットチャンネルをチェックする: 公式な報告だけでなく、日常的な質問や情報交換のやり取りも確認します。
- 他のメンバーに声をかけてみる: 「〇〇さんのタスク、順調ですか？」のように、軽い調子で状況を聞いてみるのも良いでしょう。ただし、相手の集中を妨げないように配慮が必要です。
これらの方法を通じて、断片的な情報ではなく、チーム全体がどこに向かっていて、今どのような状態にあるのかという「点と点」を「線」で繋げることを意識してください。
全体像を踏まえた「一歩先の行動」例
チームの全体像が見えてきたら、それを元に主体的な行動、つまり「一歩先のフォロワーシップ」を発揮することができます。具体的な行動例をいくつかご紹介します。
例1: 自分のタスク完了後
- 次のタスクを自己判断で探す: チームのタスクリストを見て、優先度の高い未着手のタスクで、自分が担当できそうなものがないか探します。見つけたら、「次にこのタスクに着手しても良いでしょうか？」と担当者やリーダーに確認します。
- 他のメンバーをサポートする: 全体状況から、遅れが出ているメンバーや、抱えているタスクが多いメンバーがいないか確認します。もし手伝える部分があれば、「何かお手伝いできることはありますか？」と具体的に提案してみましょう。
- 関連タスクの準備を始める: 次に誰かが着手するタスクや、自分のタスクと関連するタスクのために、事前に必要な情報収集や環境準備などを始めます。
例2: 会議中
- 議論の背景や目的を理解しようとする: 自分の担当外の議題でも、それが全体のどこに影響するのか、何のために議論されているのかを意識して聞きます。
- 他のメンバーの発言を自分のタスクと関連付けて考える: 誰かの発言が、自分の担当箇所や過去の経験と関連する場合、その情報をどう活かせるか、何か貢献できることはないかを考えます。
例3: 日常業務
- 質問への回答に＋αの情報を加える: 他のメンバーから質問を受けた際に、自分の知っている全体像に関する情報や、関連しそうな別の情報も添えて回答します。
- 懸念点を早期に共有する: 全体像を把握する中で、少しでも気になる点や、将来的に問題になりそうな点に気づいたら、自分だけで抱え込まず、早めにチーム内で共有します。
これらの行動は、最初は小さな一歩かもしれません。しかし、こうした「一歩先の行動」の積み重ねが、あなたのチームでの存在感を高め、より大きな信頼を得ることにつながります。そして何より、チームに貢献できているという実感が、あなたの働く喜びやモチベーションを高めてくれるはずです。
まずは「知ろうとする意識」を持つことから
チームの全体像を把握し、主体的に動くフォロワーシップを実践することは、最初は少し難しく感じるかもしれません。しかし、最初から全てを完璧に理解する必要はありません。
まずは日々の業務の中で、「自分のタスクは全体のどこに繋がっているのだろう？」「他の人は今、何に困っているのだろう？」と、少しだけ意識を外に向けてみること。そして、プロジェクト管理ツールを一つ開いてみる、朝会でいつもより注意深く他のメンバーの話を聞いてみる、といった小さな行動から始めてみましょう。
チームの全体像が見えるようになればなるほど、あなたが主体的に貢献できる機会はたくさん見つかるはずです。指示を待つのではなく、自らチームに価値を提供できるビジネスパーソンを目指し、今日から小さな一歩を踏み出してみませんか。