業務の『なぜ』を自分で探る。主体的な情報収集がチーム貢献に繋がる
「指示されたことはきちんとやっています」
もし、あなたがそう考えているなら、それは素晴らしいことです。与えられたタスクを正確に遂行する能力は、ビジネスパーソンにとって非常に重要な基本スキルです。
しかし、仕事をしている中で、以下のような感覚を覚えることはありませんか。
- 指示通りにやっているけれど、なぜこれが必要なのか、よく分からない。
- 自分のタスクが、プロジェクト全体の中でどんな意味を持つのかが見えにくい。
- 次に何をすれば良いか、指示がないと立ち止まってしまうことがある。
- チームに貢献したい気持ちはあるけれど、どうすれば良いのか具体的な方法が分からない。
これらの感覚は、あなたが指示待ちの状態から一歩進み、「主体的に動きたい」という意識を持ち始めているサインかもしれません。そして、この状況を改善するための一つの鍵が、「業務の背景や目的を自分で探り、理解する」という主体的な情報収集の習慣です。
なぜ、業務の背景を知ることが重要なのか
与えられたタスクの「何を（What）」や「どのように（How）」だけでなく、「なぜ（Why）」を知ることは、単なる指示待ちから主体的なフォロワーシップへの転換点となります。その理由はいくつかあります。
- 目的達成に向けた質の向上: 業務の最終的な目的を理解していれば、指示された方法が唯一絶対ではないことに気づくことがあります。目的達成のために、より効率的、あるいはより効果的な進め方や代替案を自分で考える余地が生まれます。
- 全体像の把握と貢献意識: 自分のタスクがチームやプロジェクト全体のどの部分に繋がり、どのような影響を与えるのかが見えるようになります。これにより、自身の仕事が単なる部分作業ではなく、大きな目標達成に向けた一歩であることを実感でき、チームへの貢献意識が高まります。
- 予見性の向上: 業務の背景や関連情報を広く知ることで、将来起こりうる課題やリスクを早期に予測し、先手を打つことができる可能性が高まります。
- 自身の成長とモチベーション: なぜその業務が必要なのか、どのように全体に影響するのかを理解することで、業務への興味や関心が増し、自身のスキルアップやキャリア形成に主体的に取り組むモチベーションに繋がります。
業務の背景を主体的に知る具体的な方法
では、どのようにすれば業務の背景を主体的に探ることができるのでしょうか。今日から始められる具体的なステップをいくつかご紹介します。
1. 指示を受けた際に「なぜ？」を意識する
指示を受けた際に、すぐに作業に取りかかるのではなく、「このタスクは何のために必要なのだろう？」「この成果物は誰が、どのように使うのだろう？」と一瞬立ち止まって考えてみてください。不明瞭な点があれば、そのままにせず、意図や目的を確認する質問をしてみましょう。ただし、漠然とした質問ではなく、「このタスクの最終的な利用者は〇〇さんでしょうか？」「これは△△という目的のために行う、という理解で合っていますか？」のように、自身の仮説を含めたり、確認したいポイントを絞ったりする質問は、相手も答えやすく、あなたの理解度を示すことにも繋がります。
2. 関連ドキュメントを能動的に参照する
プロジェクト計画書、要件定義書、設計書、議事録、過去のメールやチャット履歴など、業務に関連するドキュメントは社内やプロジェクト内で共有されていることが多いものです。「このタスクに関係ありそうだな」と感じたら、積極的にこれらの資料を探して読んでみましょう。資料を読み込むことで、指示だけでは分からなかった背景情報や、他のメンバーの担当範囲、全体スケジュールなどを把握できることがあります。
3. 自分のタスク周辺の情報にアンテナを張る
自分の担当タスクだけでなく、同じチームの他のメンバーがどのような業務を行っているのか、プロジェクト全体の進捗はどうなっているのかなど、周辺情報にも関心を持ちましょう。チームの定例会議で他のメンバーの報告を聞いたり、プロジェクト管理ツールでタスクの繋がりを確認したりすることも有効です。自身のタスクが全体の流れの中でどのような位置づけにあるのかを理解するヒントが得られます。
4. 必要に応じて関係者に簡潔に確認する
ドキュメントを読んだり周辺情報を集めたりしても不明な点がある場合は、その業務に詳しい先輩や関係部署の方に簡潔に確認してみることも選択肢の一つです。ただし、相手の時間を奪わないよう、事前に自分で調べた内容や、特に知りたいポイントを明確にしてから相談することが大切です。例えば、「〇〇の資料を拝見したのですが、××という点が理解できませんでした。このタスクの背景には△△という目的がある、という認識で合っておりますでしょうか？」のように、具体的な質問を心がけましょう。
背景理解をチーム貢献に繋げる
業務の背景や目的を理解することは、単に自分の納得感を得るためだけではありません。そこで得た知見を、実際の行動や成果に繋げることで、主体的なフォロワーシップとしてチームへの貢献になります。
- より質の高い成果物: 目的を理解していると、単に指示通りに作るだけでなく、その目的をよりよく達成するための工夫を凝らすことができます。例えば、ユーザーが使いやすいようにUIの微調整を提案したり、保守性を高めるためのコード設計を意識したりするなどです。
- 問題の早期発見と提案: 背景を知っているからこそ、「この進め方だと、後続の〇〇さんに影響が出るかもしれない」「この仕様は、そもそもユーザーの△△という課題解決には繋がらないのではないか」といった、潜在的な問題や改善点に気づくことができます。それに気づいたら、適切なタイミングでチームに共有し、建設的な提案を行うことが貢献に繋がります。
- スムーズな連携: 自分のタスクが他の誰かの業務にどう繋がるかを知っていれば、必要な情報を先回りして共有したり、関連するメンバーと密にコミュニケーションを取ったりすることが自然とできるようになります。これはチーム全体の生産性向上に貢献します。
まとめ
指示されたタスクを正確にこなすことは、プロフェッショナルとして当然求められることです。しかし、そこから一歩進み、業務の背景や目的を主体的に知ろうとすることは、あなたの成長を加速させ、チームへの貢献度を大きく高めます。
なぜこの業務が必要なのか、何のために自分はこのタスクを任されているのか。常に「なぜ？」を意識し、ドキュメントを読み、周辺情報にアンテナを張り、必要に応じて関係者に確認する。こうした主体的な情報収集の小さな一歩が、指示待ちの姿勢をなくし、あなたをチームにとって欠かせない存在へと変えていくはずです。
今日からあなたの担当する業務の「なぜ？」を、ぜひ自分で探ってみてください。その積み重ねが、あなたの主体的なキャリアを築いていくことでしょう。